Overstappen naar Winstwaker: praktische checklist
Van andere boekhouder of software over naar Winstwaker: logins, historie, KvK/BTW, bank en integraties, eerste uploads. Checklist zonder valse beloftes.
Overstappen voelt groter dan het is. Je hoeft geen nieuw boekhoudpakket te leren: Winstwaker is een boekhouddienst met portaal. Jij levert aan en keurt af en toe iets goed; wij verwerken en bereiden aangiftes voor.
Deze checklist helpt je de eerste week soepel. Geen beloftes over magische “één-klik Exact-sync” — wel een heldere volgorde.
Gerelateerd: start hier · bank koppelen · integraties · documenten uploaden
Checklist: zo stap je over
1. Verzamel logins en toegang
Zet klaar (of vraag opzeg/overdracht bij je oude partij):
- Bank — toegang tot de zakelijke rekening(en) voor de Ponto-koppeling
- Webshop — Shopify, WooCommerce, Bol, enz.
- Betaalproviders — Mollie, Stripe, Ideal-payouts
- Mailbox waar facturen binnenkomen (handig voor doorsturen naar je documentenadres)
Zonder die toegang kun je bank en integraties niet koppelen — en blijven er meer vragen voor jou open.
2. Historische documenten en overdracht
Vraag je vorige boekhouder of software:
- recente jaarrekening / aangiftes en openstaande posten
- export of PDF’s van belangrijke facturen als die nog open staan
- of er nog een lopende btw-periode is die half bij hen, half bij ons valt
Exact: reken op overdracht/historie met je boekhouder, niet op een live Exact-knop in Winstwaker.
Moneybird: als je van Moneybird komt, overleg met ons over de overzetting — wat er veilig en praktisch over kan, plannen we samen. Geen aanname dat alles automatisch doorloopt.
3. KvK- en btw-gegevens in Instellingen
Controleer in het portaal je statutaire naam, adres, KvK-nummer en btw-id. Die gegevens komen op facturen en in aangiftes. Zie bedrijfsgegevens KvK/BTW en instellingen bedrijfsgegevens.
4. Koppel bank en integraties
- Bank koppelen via Ponto (zakelijke rekening).
- Koppel webshop/betaalproviders onder Integraties — overzicht: integraties. Shopify? Zie ook Shopify koppelen.
Zo zien we orders en payouts achter de bankregels — minder “wat is deze Mollie?”-vragen.
5. Eerste uploadbatch
Upload (of mail) je openstaande inkoopfacturen en bonnen: documenten uploaden. Begin met wat nog niet geboekt is of wat bij open bankmutaties hoort.
Daarna: alleen als iets onduidelijk is, verschijnt het als open vraag op je dashboard.
6. Begrijp je rol
Lees Start hier: jij levert aan en keurt; Winstwaker verwerkt. Verkoopfacturen maak je in de Factuurhub als je zelf factureert.
Wat je níet zelf hoeft te doen
- Grootboekrekeningen inrichten
- Btw-codes uit je hoofd leren
- Zelf Digipoort-certificaten beheren
Twijfel over historie of peildatum? Mail info@winstwaker.nl of neem contact op — liever één keer goed afstemmen dan dubbele boekingen.
Volgende stappen
Veelgestelde vragen
- Kan ik Exact of Moneybird met één knop live synchroniseren?
- Nee. Exact-historie en overdracht regel je met je (oude) boekhouder — geen ‘klik op Exact’-live sync in het portaal. Kom je van Moneybird? Overleg met ons over de overzetting; we kijken wat er veilig en praktisch over kan.
- Wanneer begin ik met uploaden?
- Zodra bedrijfsgegevens kloppen en bij voorkeur bank (en relevante integraties) gekoppeld zijn. Upload dan de eerste batch openstaande bonnen en inkoopfacturen — zie documenten uploaden.
- Wat moet ik als eerste openen in het portaal?
- Begin bij Start hier voor het idee, vul bedrijfsgegevens aan, koppel de bank, en lever documenten aan. Daarna zie je alleen nog open vragen op je dashboard.
Facturen en debiteuren zonder gedoe?
Neem contact op. We laten zien hoe Factuurhub, koppelingen en debiteuren voor jou werken.