Overstappen van boekhouder voelt groter dan het is. Het risico zit niet in het opzeggen, maar in een onduidelijke peildatum, ontbrekende historie en werk dat bij twee kantoren tegelijk blijft liggen.
Deze checklist is bruikbaar bij iedere overstap. Kies je voor Winstwaker, dan gebruiken we dezelfde punten tijdens de inrichting van je administratie.
Gerelateerd: start hier · bank koppelen · integraties · documenten uploaden
Eerst afspreken: wie doet welke periode?
Leg vóór de overdracht schriftelijk vast:
- tot en met welke datum je vorige boekhouder verwerkt;
- wie de lopende btw-periode afrondt;
- wie het laatste boekjaar afsluit;
- welke aangiftes al zijn ingediend en welke alleen zijn voorbereid;
- welke openstaande vragen, correcties of bezwaren nog lopen.
Dat voorkomt dat een kwartaal dubbel wordt verwerkt of juist tussen twee partijen in valt.
Checklist: zo stap je over van boekhouder
1. Vraag een overdrachtsdossier op
Vraag minimaal om:
- de meest recente jaarrekening of jaarcijfers;
- grootboek, saldibalans en openstaande posten;
- ingediende btw-, inkomstenbelasting- of VPB-aangiftes;
- eventuele suppleties, bezwaren en correspondentie;
- activa- en afschrijvingsstaat;
- loonadministratie als je personeel hebt;
- exports en originele documenten die niet al in jouw bezit zijn.
2. Verzamel logins en toegang
Zet klaar (of vraag opzeg/overdracht bij je oude partij):
- Bank — toegang tot de zakelijke rekening(en) voor de Ponto-koppeling
- Webshop — Shopify, WooCommerce, Bol, enz.
- Betaalproviders — Mollie, Stripe, Ideal-payouts
- Mailbox waar facturen binnenkomen (handig voor doorsturen naar je documentenadres)
Zonder die toegang kun je bank en integraties niet koppelen — en blijven er meer vragen voor jou open.
3. Controleer historische documenten en overdracht
Vraag je vorige boekhouder of software:
- recente jaarrekening / aangiftes en openstaande posten
- export of PDF’s van belangrijke facturen als die nog open staan
- of er nog een lopende btw-periode is die half bij hen, half bij ons valt
Exact: reken op overdracht/historie met je boekhouder, niet op een live Exact-knop in Winstwaker.
Moneybird: als je van Moneybird komt, overleg met ons over de overzetting — wat er veilig en praktisch over kan, plannen we samen. Geen aanname dat alles automatisch doorloopt.
4. Controleer KvK- en btw-gegevens
Controleer in het portaal je statutaire naam, adres, KvK-nummer en btw-id. Die gegevens komen op facturen en in aangiftes. Zie bedrijfsgegevens KvK/BTW en instellingen bedrijfsgegevens.
5. Koppel bank en integraties
- Bank koppelen via Ponto (zakelijke rekening).
- Koppel webshop/betaalproviders onder Integraties — overzicht: integraties. Shopify? Zie ook Shopify koppelen.
Zo zien we orders en payouts achter de bankregels — minder “wat is deze Mollie?”-vragen.
6. Eerste uploadbatch
Upload (of mail) je openstaande inkoopfacturen en bonnen: documenten uploaden. Begin met wat nog niet geboekt is of wat bij open bankmutaties hoort.
Daarna: alleen als iets onduidelijk is, verschijnt het als open vraag op je dashboard.
7. Leg de samenwerking vast
Controleer in het voorstel of de opdrachtbevestiging:
- welke werkzaamheden in de maandprijs zitten;
- welke aangiftes worden verzorgd;
- wanneer jij informatie moet aanleveren;
- wie aangiftes goedkeurt voordat ze worden ingediend;
- hoe extra werk of een achterstand wordt geprijsd;
- hoe je vragen stelt en binnen welke termijn je reactie mag verwachten.
8. Begrijp je rol
Lees Start hier: jij levert aan en keurt; Winstwaker verwerkt. Verkoopfacturen maak je in de Factuurhub als je zelf factureert.
Wat je níet zelf hoeft te doen
- Grootboekrekeningen inrichten
- Btw-codes uit je hoofd leren
- Zelf Digipoort-certificaten beheren
Twijfel over historie of peildatum? Mail info@winstwaker.nl of neem contact op — liever één keer goed afstemmen dan dubbele boekingen.
Bronnen en verdere uitleg
- Belastingdienst — administratie bijhouden en bewaren
- KvK — administratie en boekhouden
- Zo werkt Winstwaker
- Kosten en prijzen