Zelf boekhouden kan goedkoop en leerzaam zijn. Uitbesteden kan tijd, stress en herstelwerk besparen. De juiste keuze hangt niet alleen af van omzet, maar vooral van complexiteit, discipline en hoeveel zekerheid je nodig hebt.
Er zijn in de praktijk drie modellen:
- alles zelf doen met boekhoudsoftware;
- zelf verwerken en periodiek laten controleren;
- verwerking, controle en aangiftes uitbesteden.
Optie 1: alles zelf boekhouden
Dit past meestal beter als:
- je weinig transacties hebt;
- facturen en betalingen eenvoudig zijn;
- je iedere week tijd reserveert;
- je bereid bent regels en software te leren;
- je zelf deadlines bewaakt.
Het softwareabonnement is dan niet je enige kostenpost. Reken ook je eigen tijd mee en de tijd die nodig is om fouten later te herstellen.
De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie en bewaartermijnen. Wie het werk uitvoert verandert niets aan jouw verantwoordelijkheid als ondernemer. Zie administratie bijhouden en bewaren.
Optie 2: zelf verwerken, laten controleren
Dit model kan goed werken als je grip wilt houden en de basis beheerst. Je voert bijvoorbeeld facturen en bankmutaties in; een boekhouder controleert periodiek en verzorgt afgesproken aangiftes.
Leg vooraf vast:
- hoe vaak er wordt gecontroleerd;
- of fouten worden gecorrigeerd of alleen gemeld;
- wie de btw-aangifte voorbereidt en indient;
- wie openstaande posten bewaakt;
- wat er bij de jaarafsluiting gebeurt.
Een kwartaalcontrole is geen doorlopende administratie. Vraag dus hoe actueel je cijfers tussendoor werkelijk zijn.
Optie 3: boekhouding volledig uitbesteden
Volledig uitbesteden betekent niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken. Je blijft documenten aanleveren, vragen beantwoorden en aangiftes goedkeuren. Het verschil is dat je niet zelf hoeft te boeken of fiscale codes hoeft te kiezen.
Bij Winstwaker werkt dat als volgt:
- jij levert documenten aan en koppelt waar mogelijk bank en systemen;
- de software bereidt herkenning en matching voor;
- een boekhouder controleert uitzonderingen;
- jij beantwoordt alleen open vragen en keurt aangiftes goed;
- Winstwaker bewaakt de afgesproken verwerking en deadlines.
Lees het volledige proces op Zo werkt Winstwaker.
Vergelijk de drie modellen
| Onderdeel | Zelf doen | Samenwerken | Uitbesteden |
|---|---|---|---|
| Invoer en verwerking | Jij | Meestal jij | Boekhouddienst |
| Controle | Jij | Periodiek boekhouder | Doorlopend afgesproken |
| Deadlines bewaken | Jij | Afspreken | Boekhouddienst |
| Software leren | Ja | Ja | Beperkt |
| Eigen tijd | Hoog | Middel | Laag |
| Vaste kosten | Laag | Middel | Hoger dan alleen software |
| Verantwoordelijkheid ondernemer | Ja | Ja | Ja |
Wanneer wordt uitbesteden aantrekkelijk?
Uitbesteden is het overwegen waard wanneer:
- de administratie iedere maand opschuift;
- je btw-bedrag steeds als verrassing komt;
- je meerdere banken, webshops of betaalproviders gebruikt;
- je personeel aanneemt;
- je overstapt naar een BV;
- je boekhouding nodig hebt voor financiering of actuele sturing;
- je meer verdient met een uur in je eigen vak dan je bespaart door zelf te boeken.
Beslischeck
Beantwoord deze vijf vragen eerlijk:
- Is mijn administratie iedere maand volledig bijgewerkt?
- Kan ik uitleggen hoe mijn banksaldo aansluit op mijn boekhouding?
- Weet ik welke aangiftes wanneer moeten gebeuren?
- Heb ik tijd en interesse om wijzigingen bij te houden?
- Heb ik een vaste controle voordat iets wordt ingediend?
Meerdere keren “nee” betekent niet automatisch dat je alles moet uitbesteden. Het betekent wel dat je huidige proces een zwakke plek heeft.
Kosten vergelijken
Vergelijk geen softwareprijs met een complete boekhouddienst. Zet per aanbieder naast elkaar: verwerking, controle, btw-aangiftes, inkomstenbelasting of VPB, jaarwerk, normaal contact, inbegrepen volume en overstap- of herstelwerk.
Lees verder: wat kost een boekhouder voor zzp? en bekijk de Winstwaker-prijzen.