Factuur maken met AI in Winstwaker: voorbeelden en goedkeuren
Zo werkt de AI-factuuragent: voorbeeldprompts, chat met voorstel, live preview en knoppen Goedkeuren, Bewerken of Afwijzen. Inclusief wat ‘Alles goedkeuren’ wél en niet doet.
Geen zin om alle factuurvelden handmatig te tikken? Met Factuur met AI in de Factuurhub beschrijf je in één zin wat je wilt factureren. De agent zet een voorstel klaar; jij keurt goed voordat er iets de deur uit gaat.
Dit is geen “AI doet je boekhouding stiekem”, maar voorwerk met menselijke controle — in lijn met hoe Winstwaker werkt.
Waar vind je de AI-factuuragent?
- Open Factuurhub in het portaal.
- Klik Factuur met AI.
- Er opent een paneel: AI-factuuragent.
Je ziet snelle starters zoals:
- Factuur naar [klant] voor mijn uren deze week
- Stuur weer dezelfde factuur als de vorige keer
- Nieuwe klant toevoegen en direct factureren
Voorbeeldprompts die echt werken
Type iets concreets. Hoe duidelijker, hoe beter het voorstel.
Voorbeeld 1 — uren project
Factuur naar Studio Helder, ontwerpsprint mei, 24 uur x €95 excl. btw
Voorbeeld 2 — vaste fee
Factuur naar Acme BV, maand retainer juli, 1 x €1.250 excl. btw, betaaltermijn 14 dagen
Voorbeeld 3 — meerdere regels
Factuur naar Bakkerij De Mol: hosting €29/maand + onderhoud 3 uur x €75, beide excl. btw
Je mag ook een foto of PDF van aantekeningen meesturen via de paperclip.
Wat gebeurt er in de chat?
Na versturen (Enter) antwoordt de agent in gewone taal. In dit echte voorbeeld:
- Jij: Factuur naar Studio Helder, ontwerpsprint mei, 24 uur x €95 excl. btw
- Agent: zet de factuur klaar en vraagt eventueel nog om e-mail/adres als de klant nieuw is
- Er verschijnt een samenvattingskaart: klant, omschrijving, aantal regels, totaal incl. btw
- Rechts opent Ter controle met een live factuurpreview
Op de preview zie je regels, btw-berekening en totalen. Onderin:
- Goedkeuren (groen) — conceptfactuur aanmaken
- Bewerken — open in de gewone editor
- Afwijzen — voorstel wegzetten
Zo ziet goedkeuren eruit
Goedkeuren = “dit voorstel mag een concept worden”.
Niet: mailen naar de klant. Niet: indienen bij de Belastingdienst.
Heb je meerdere voorstellen in één gesprek? Gebruik Alles goedkeuren om ze in één keer als concepten klaar te zetten. Daarna open je ze in de Factuurhub, check je ze, en pas dan PDF/e-mail.
Na goedkeuren:
- Open het concept in de Factuurhub
- Vul ontbrekende klantgegevens aan indien nodig — klant aanmaken
- Verstuur of download PDF (eerste keer = uitgegeven)
Wanneer kies je AI, wanneer handmatig?
| Situatie | Tip |
|---|---|
| Uren × tarief, bekende klant | AI is snel |
| Complexe btw / veel uitzonderingen | Handmatig of AI + daarna bewerken |
| Eerste factuur ooit | Handmatig om de preview te leren, of AI + goed nakijken |
| Terugkerende tekst | AI (“zelfde als vorige keer”) of terugkerende planning in de editor |
Veiligheid en controle
- Jij blijft verantwoordelijk voor wat er op de factuur staat.
- Winstwaker is een boekhouddienst: slimme software doet voorwerk, een boekhouder kijkt mee waar het telt.
- Koppel je bank zodat betalingen terugkomen op open facturen: Bank koppelen.
Volgende stappen
- Terug naar de complete Factuurhub-handleiding
- Of neem contact op als je facturatie liever uitbesteedt via Facturatie & debiteuren
Veelgestelde vragen
- Stuurt de AI de factuur automatisch naar mijn klant?
- Nee. Goedkeuren maakt een conceptfactuur. Jij controleert, past aan indien nodig, en verstuurt of downloadt zelf.
- Wat doet Alles goedkeuren?
- Alle openstaande AI-voorstellen in dat gesprek worden conceptfacturen. Er gaat niets naar de Belastingdienst en niets automatisch per mail.
- Welke prompts werken goed?
- Noem klant, wat je levert, hoeveelheid × prijs, en of bedragen in- of exclusief btw zijn. Bijvoorbeeld: ‘Factuur naar Studio Helder, ontwerpsprint mei, 24 uur × €95 excl. btw’.
- Kan de AI een nieuwe klant aanmaken?
- Ja. Ontbreekt de klant, dan vraagt de agent om e-mail en adres — of jij vult die later in via klant aanmaken.
Facturen en debiteuren zonder gedoe?
Neem contact op. We laten zien hoe Factuurhub, koppelingen en debiteuren voor jou werken.