Privacy & veiligheid

Zo beschermen we jouw administratie en persoonsgegevens

Winstwaker werkt privacy-first. Je weet precies welke data we gebruiken, waarom we dat doen en welke afspraken we met elkaar maken over opslag, inzicht en verwijdering.

Laatste update: 12 december 2025Volledig AVG-conform

AVG-conform

Volledig ingericht op de AVG en GDPR, inclusief verwerkersovereenkomsten en audit trails.

Digitaal & veilig

Encryptie, 2FA, logging en back-ups zorgen dat jouw cijfers 24/7 beschermd zijn.

Transparant

We vertellen precies welke gegevens we nodig hebben, waarom en hoe lang we die bewaren.

Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Winstwaker is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. We verwerken gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte en werken alleen met partners die voldoen aan dezelfde beveiligingsstandaarden.

Winstwaker is een online boekhoudplatform dat uitsluitend is ontwikkeld voor het voeren van jouw administratie. Wij verkopen, delen of gebruiken jouw gegevens nooit voor andere doeleinden dan het uitvoeren van onze boekhoudkundige dienstverlening aan jou.

Privacy officer: privacy@winstwaker.nl
Adres: Kwikstaartlaan 42, 3704 GS Zeist
Telefoon: +31 (0)30 227 05 70
KVK-nummer: 84193891

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het voeren van jouw boekhouding en administratie. Al deze gegevens worden uitsluitend binnen ons beveiligde portaal verwerkt en nooit gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.

Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam en contactpersonen
Adres- en facturatiegegevens
Telefoonnummer en e-mailadres
KVK- en BTW-nummer
Bankrekening- en betaalgegevens
Inloggegevens en IP-adres
Gebruik van het klantportaal en applicaties
Browser- en apparaatdata
Document- en dossierinformatie
Communicatie- en supportgeschiedenis
Banktransactiegegevens via PSD2-koppelingen
Facturen en bonnen (geüpload of via e-mail)

Grondslagen en doeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor boekhoudkundige en administratieve doeleinden. Al onze verwerkingen zijn gericht op het correct voeren van jouw administratie binnen ons beveiligde platform.

3.1 Uitvoering van de overeenkomst

Het verwerken van jouw administratie en belastingaangiften
Het opstellen van rapportages en jaarrekeningen
Het verzorgen van salarisadministratie en HR-rapportages
Het automatisch verwerken van banktransacties
Het scannen van e-mails op facturen en bonnen
Het genereren van winst- en verliesrekeningen en balansen
Het opstellen en versturen van facturen
Het bijhouden van inkomsten en uitgaven

3.2 Gerechtvaardigd belang

Het verbeteren en beveiligen van onze digitale omgeving
Het analyseren van systeemgebruik voor een betere gebruikerservaring
Het waarborgen van continuïteit van onze dienstverlening
Het detecteren en voorkomen van fraude of misbruik

3.3 Wettelijke verplichting

Het naleven van fiscale en administratieve wetgeving
Het voldoen aan bewaarplichten voor financiële documentatie
Het rapporteren aan de Belastingdienst indien vereist

3.4 Toestemming

Het versturen van nieuwsbrieven en updates
Het delen van relevante aanbiedingen of productinformatie
Het koppelen van externe diensten zoals e-mail en bankrekeningen

E-mail integraties (Gmail, Outlook, IMAP)

Winstwaker biedt de mogelijkheid om jouw e-mailaccount te koppelen voor het automatisch detecteren en verwerken van facturen. Dit is een optionele functie die je expliciet moet inschakelen. Hieronder leggen we per integratietype precies uit hoe dit werkt en wat er met jouw e-mails gebeurt.

4.1 Hoe werkt de e-mail scan?

Om facturen te kunnen detecteren, haalt ons systeem e-mails op uit jouw inbox. Het scanproces werkt als volgt:

E-mails vanaf een bepaalde datum worden opgehaald uit je inbox
Het systeem filtert eerst op e-mails met bijlagen (PDF-bestanden)
Vervolgens wordt gekeken of de onderwerpregel, snippet of bestandsnaam factuur-gerelateerde termen bevat
Alleen e-mails die aan beide criteria voldoen worden verder verwerkt
De PDF-bijlage wordt geanalyseerd en indien het een factuur betreft opgeslagen in jouw administratie

4.2 Wat gebeurt er met e-mails zonder facturen?

E-mails die niet aan de filtercriteria voldoen worden niet opgeslagen in jouw administratie. Het systeem verwerkt alleen e-mails met PDF-bijlagen die factuur-gerelateerde termen bevatten.

E-mails zonder bijlagen worden direct overgeslagen
PDF-bijlagen zonder factuur-termen in onderwerp of bestandsnaam worden niet opgeslagen
E-mailinhoud (body) van niet-factuurgerelateerde mails wordt niet opgeslagen
Geen enkele e-mail of bijlage wordt gedeeld met derden
Alle verwerking vindt plaats binnen jouw eigen beveiligde Winstwaker-omgeving
E-mails van @winstwaker.nl worden automatisch uitgesloten

4.3 Gmail koppeling (Google)

De Gmail-integratie maakt gebruik van Google OAuth 2.0, de veiligste methode om toegang te verlenen zonder je wachtwoord te delen.

OAuth 2.0 authenticatie – wij ontvangen nooit jouw Google-wachtwoord
Machtiging: gmail.readonly – alleen leesrechten, geen schrijfrechten
Geen toegang tot verzonden e-mails, concepten, contacten of agenda
Je kunt de koppeling op elk moment intrekken via je Google-accountinstellingen
Refresh tokens worden versleuteld opgeslagen in onze database
Voldoet aan Google API Services User Data Policy

4.4 Outlook koppeling (Microsoft)

De Outlook-integratie maakt gebruik van Microsoft OAuth 2.0 via Microsoft Graph API.

OAuth 2.0 authenticatie – wij ontvangen nooit jouw Microsoft-wachtwoord
Machtigingen: Mail.Read (e-mail lezen) en User.Read (profielgegevens)
Alleen leesrechten – wij kunnen geen e-mails versturen, verwijderen of wijzigen
Geen toegang tot OneDrive, Teams, Calendar of andere Microsoft-diensten
Je kunt de koppeling intrekken via je Microsoft-accountinstellingen
Tokens worden versleuteld opgeslagen met automatische vernieuwing

4.5 IMAP/SMTP koppeling (Overige e-mailproviders)

Voor e-mailproviders die geen OAuth ondersteunen, bieden wij IMAP-koppeling aan. Dit vereist dat je jouw inloggegevens invoert.

Je voert je e-mailadres, wachtwoord en serverinstellingen in
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met AES-256 encryptie
Wij adviseren het gebruik van een app-specifiek wachtwoord indien je provider dit ondersteunt
De verbinding verloopt via beveiligde TLS/SSL-verbindingen
Je kunt de koppeling en opgeslagen credentials op elk moment verwijderen
IMAP biedt alleen leesrechten – wij kunnen geen e-mails versturen of verwijderen

4.6 Algemene beveiligingsmaatregelen e-mail

Alle communicatie verloopt via versleutelde HTTPS/TLS-verbindingen
Tokens en credentials worden versleuteld opgeslagen in onze database
Scan-logs worden 90 dagen bewaard voor troubleshooting, daarna verwijderd
E-mailinhoud wordt niet gedeeld met externe AI-diensten of derden
Je behoudt volledige controle en kunt koppelingen op elk moment verwijderen

Bankintegraties en PSD2-koppelingen

Winstwaker kan gekoppeld worden aan jouw bankrekening(en) om automatisch transacties op te halen. Dit gebeurt via beveiligde PSD2-koppelingen in overeenstemming met Europese bankwetgeving.

5.1 Hoe werkt de bankkoppeling?

De koppeling met jouw bank verloopt via gecertificeerde PSD2-providers. Dit is de Europese standaard voor veilig delen van bankgegevens met derde partijen.

Wij ontvangen alleen leesrechten voor transacties – nooit schrijfrechten
Transacties worden automatisch gesynchroniseerd met jouw administratie
Rekeningnummers en saldi worden versleuteld opgeslagen
De koppeling moet periodiek opnieuw worden goedgekeurd door jou

5.2 Welke bankgegevens worden verwerkt?

Transactieomschrijvingen, bedragen en datums
Tegenrekeningnummers en namen
Rekeningsaldi (indien nodig voor reconciliatie)
Rekeningnummer (IBAN) voor identificatie

5.3 Wat doen we niet met bankgegevens?

We voeren nooit betalingen of overboekingen uit
We delen bankgegevens nooit met derden
We verkopen of analyseren transactiedata niet voor marketing
We hebben geen toegang tot spaarrekeningen of leningen tenzij expliciet gekoppeld

Boekhoudfunctionaliteiten en gegevensverwerking

Winstwaker is een compleet boekhoudplatform. Hieronder beschrijven we alle functionaliteiten en welke gegevens daarbij verwerkt worden. Al deze verwerkingen vinden uitsluitend plaats binnen jouw eigen beveiligde omgeving.

6.1 Facturatie

Aanmaken, versturen en archiveren van verkoopfacturen
Opslag van klantgegevens (naam, adres, BTW-nummer)
Bijhouden van betalingsstatussen
Genereren van factuur-PDFs met jouw bedrijfslogo

6.2 Inkomsten en uitgaven

Registratie van alle zakelijke inkomsten en uitgaven
Categorisatie naar grootboekrekeningen
Koppeling met banktransacties voor reconciliatie
Upload en opslag van bonnen en facturen als bewijs

6.3 BTW-aangifte

Automatische berekening van BTW-bedragen
Genereren van BTW-aangifteoverzichten
Ondersteuning voor verschillende BTW-tarieven
Export voor aangifte bij de Belastingdienst

6.4 Rapportages

Winst- en verliesrekening
Balans en vermogensoverzicht
Kasstroomoverzichten
Projectrapportages en urenregistratie

6.5 Documentbeheer

Veilige opslag van facturen, bonnen en contracten
OCR-scanning voor automatische gegevensextractie
Koppeling van documenten aan boekingen
Georganiseerd archief per boekjaar

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is en volgen de wettelijke termijnen voor de financiële sector. Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Financiële administratie, aangiften en jaarrekeningen: 7 jaar
Salarisadministratie en HR-gegevens: 7 jaar
Subsidie- en vastgoedadministratie: 10 jaar
Contracten en overeenkomsten: 7 jaar na beëindiging
Support- en communicatiegeschiedenis: 24 maanden
E-mail scan logs (zonder inhoud): 90 dagen
Banktransactie-synchronisatielogs: 24 maanden

Digitaal portaal & beveiliging

Ons klantportaal is het hart van de samenwerking. We combineren technische en organisatorische maatregelen om jouw data te beschermen. Alle gegevens blijven binnen ons beveiligde systeem en worden nooit gedeeld voor commerciële doeleinden.

8.1 Opslag & encryptie

AES-256 encryptie van alle gevoelige documenten en datasets
End-to-end beveiligde verbinding (SSL/TLS) voor alle dataverkeer
Dagelijkse back-ups met geografische redundantie
Versleutelde opslag van OAuth-tokens en API-credentials
Database-encryptie at rest en in transit

8.2 Toegang & monitoring

Verplichte twee-factor authenticatie voor medewerkers
Rolgebaseerde toegang en individuele audit trails
24/7 monitoring en penetratietesten door externe specialisten
Automatische sessietime-out na inactiviteit
IP-logging voor beveiligingsdoeleinden

8.3 Beëindiging & overdracht

Gegevensexport in PDF, CSV of XML op verzoek
Veilige verwijdering conform GDPR/AVG-richtlijnen
Ondersteuning bij overdracht naar nieuwe dienstverleners
Verwijdering van alle gekoppelde integraties bij opzegging

Geen verkoop of deling van gegevens

Winstwaker verkoopt, verhuurt of deelt jouw gegevens nooit met derden voor commerciële, marketing- of andere doeleinden. Dit is een fundamenteel principe van ons platform.

Jouw administratiegegevens worden nooit verkocht aan derden
We gebruiken jouw gegevens niet voor gerichte advertenties
We delen geen data met datahandelaren of marketingbureaus
Banktransacties worden niet geanalyseerd voor commerciële inzichten
E-mailinhoud wordt niet gebruikt voor profilering
Alle gegevensverwerking is uitsluitend voor jouw boekhouding

10.

Verwerkersovereenkomst

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) sluiten wij met iedere klant een verwerkersovereenkomst af. Deze overeenkomst regelt de rechten en plichten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

10.1 Wat is een verwerkersovereenkomst?

Een verwerkersovereenkomst is een wettelijk verplichte overeenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke (jij als ondernemer) en de verwerker (Winstwaker). Deze overeenkomst beschrijft hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij voor jou verwerken.

10.2 Wat staat er in onze verwerkersovereenkomst?

Het doel en de aard van de gegevensverwerking
Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt
De beveiligingsmaatregelen die wij treffen
Hoe wij omgaan met datalekken en meldplichten
De rechten van betrokkenen en hoe wij deze faciliteren
Afspraken over subverwerkers en doorgifte
Aansprakelijkheid en vrijwaring
Bewaartermijnen en verwijdering van gegevens

10.3 Hoe krijg ik een verwerkersovereenkomst?

Bij het aanmaken van een account ga je automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden, waar de verwerkersovereenkomst onderdeel van uitmaakt. Je kunt een kopie van de verwerkersovereenkomst opvragen via privacy@winstwaker.nl of downloaden vanuit je accountinstellingen.

10.4 Onze subverwerkers

Wij maken gebruik van een beperkt aantal subverwerkers, uitsluitend voor het leveren van onze dienst. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten:

Cloudinfrastructuur: EU-gebaseerde datacenters
E-mailproviders: Voor het verzenden van systeemmails
PSD2-providers: Voor beveiligde bankkoppelingen
Betalingsproviders: Voor factuurbetaling via iDEAL/Mollie

11.

Delen van persoonsgegevens met derden

We verkopen nooit gegevens aan derden. We delen data uitsluitend wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, op basis van jouw expliciete toestemming of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met iedere externe partij sluiten we een verwerkersovereenkomst, inclusief strikte beveiligings- en vertrouwelijkheidsafspraken.

Delen alleen met subverwerkers die essentieel zijn voor onze dienst
Nooit delen met marketingpartijen of datahandelaren
Alleen delen met overheid indien wettelijk verplicht
Transparante lijst van subverwerkers op verzoek beschikbaar

12.

Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken alleen technische, functionele en geanonimiseerde analytische cookies. Ze zorgen dat het portaal en onze website goed werken en blijven verbeteren. We plaatsen geen tracking- of marketingcookies.

Functionele cookies – voor het onthouden van sessies en voorkeuren
Analytische cookies – voor geanonimiseerd gebruiksonderzoek
Sessie cookies – voor een veilige en stabiele inlogervaring
Authenticatie cookies – voor het onthouden van inlogstatus

13.

Jouw rechten

Je hebt volledige controle over jouw gegevens. Gebruik de volgende rechten door ons te mailen via privacy@winstwaker.nl. We reageren altijd binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.

Recht op inzage – bekijk welke gegevens we hebben
Recht op rectificatie – corrigeer onjuiste gegevens
Recht op vergetelheid – laat gegevens verwijderen
Recht op beperking – beperk de verwerking tijdelijk
Recht op dataportabiliteit – ontvang je gegevens in standaardformaat
Recht van bezwaar – maak bezwaar tegen verwerking

14.

Klachten

Heb je een klacht over hoe we met persoonsgegevens omgaan? Meld dit direct bij ons via privacy@winstwaker.nl. We nemen elke klacht serieus en streven ernaar binnen 5 werkdagen te reageren. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We actualiseren dit beleid wanneer wetgeving of onze dienstverlening wijzigt. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Bij grote wijzigingen informeren we je actief via e-mail.

16.

Contact

Vragen over privacy, een inzageverzoek of een gegevenswijziging? Neem contact met ons op en we helpen je binnen twee werkdagen verder.

Privacy officer: privacy@winstwaker.nl
Adres: Kwikstaartlaan 42, 3704 GS Zeist
Telefoon: +31 (0)30 227 05 70
KVK-nummer: 84193891

Laatste update

12 december 2025

Je vaste Winstwaker informeert je altijd wanneer er inhoudelijke wijzigingen in dit beleid plaatsvinden.

Privacy in de praktijk

Wil je samen door jouw portaal-instellingen of verwerkersovereenkomsten lopen?

Plan een korte sessie met ons privacyteam. We helpen je met checks, toegangsrechten of extra beveiligingsmaatregelen voor jouw organisatie.

Vraag privacy call aan Neem contact op