Veel ondernemers werken (deels) vanuit huis. Logisch dat je dan kosten wilt aftrekken. Maar de fiscale regels voor werkruimte zijn strenger dan je misschien denkt. In dit artikel leggen we uit wat wel en niet kan.
De strenge eisen voor werkruimteaftrek
Om kosten voor een werkruimte in je woning af te trekken, moet je voldoen aan strikte voorwaarden. Er zijn twee situaties:
1. Zelfstandige werkruimte
Je werkruimte is 'zelfstandig' als deze:
- Een eigen ingang heeft (of eigen sanitair + pantry)
- Fysiek gescheiden is van de woning
- In principe ook aan derden verhuurbaar zou zijn
Denk aan: een verbouwde garage met eigen deur, een aanbouw met eigen voorzieningen, of een losstaand bijgebouw.
2. Niet-zelfstandige werkruimte
Een werkruimte die niet aan bovenstaande eisen voldoet – bijvoorbeeld een werkkamer in huis – is 'niet-zelfstandig'. Hiervoor gelden extra eisen:
- Je geniet je inkomen grotendeels in deze ruimte (dus: hier werk je het meeste)
- Je hebt geen andere werkruimte tot je beschikking
Alleen als je aan deze voorwaarden voldoet, kun je een deel van je woonlasten aftrekken.
Belangrijke nuance
Veel ZZP'ers met een thuiswerkplek voldoen niet aan deze strenge eisen. Je hebt bijvoorbeeld een kantoor bij een opdrachtgever, of je werkt regelmatig elders. Dan is aftrek van werkruimtekosten niet mogelijk.
Wat is wél altijd aftrekbaar?
Los van de werkruimte-regels zijn er kosten die je sowieso kunt aftrekken:
Zakelijke apparatuur
- Computer en laptop: bij zakelijk gebruik volledig aftrekbaar
- Monitor, toetsenbord, muis: zakelijke accessoires
- Printer en scanner: bij zakelijk gebruik
- Bureau en bureaustoel: als bedrijfsmiddel
Bij gemengd gebruik (ook privé) mag je alleen het zakelijke deel aftrekken.
Kantoorbenodigdheden
- Papier, inkt, pennen
- Ordners, mappen
- Postzegels en verzendkosten
Telefoon en internet
- Zakelijke telefoon: volledig aftrekbaar
- Privételefoon zakelijk gebruik: zakelijk deel aftrekbaar
- Internet: zakelijk deel aftrekbaar (vaak 50%)
Software en abonnementen
- Boekhoudpakketten
- Office 365 of vergelijkbaar
- Branche-specifieke software
- Cloudopslag
Kosten bij een kwalificerende werkruimte
Voldoe je wél aan de werkruimte-eisen? Dan kun je een deel van deze kosten aftrekken:
- Huur of hypotheekrente: naar rato van oppervlakte
- Gas, water, elektriciteit: naar rato
- Gemeentelijke belastingen: naar rato
- Verzekeringen: naar rato
- Onderhoud: specifiek aan de werkruimte
Hoe bereken je het aftrekbare deel?
De gangbare methode is: oppervlakte werkruimte / totale oppervlakte woning × 100%
Voorbeeld: werkruimte van 20m² in een woning van 100m² = 20% van de kosten is aftrekbaar.
Privégebruik en gemengd gebruik
Bij apparatuur die je ook privé gebruikt, moet je het privédeel buiten de aftrek houden:
- Laptop 80% zakelijk: 80% van de kosten aftrekbaar
- Telefoon 60% zakelijk: 60% aftrekbaar
- Internet 50% zakelijk: 50% aftrekbaar
Houd een redelijke schatting aan en wees consistent. Bij twijfel: neem 50%.
Praktische tips
- Houd bonnen en facturen bij van alle zakelijke aankopen
- Maak foto's van je werkplek (kan helpen bij discussie met Belastingdienst)
- Documenteer je werkpatroon (waar werk je hoeveel?)
- Wees realistisch in je aftrek – de Belastingdienst controleert
- Investeer strategisch – grotere aankopen kunnen beter in een goed jaar
Veelgemaakte fouten
- Hele woonlasten aftrekken terwijl je niet aan de eisen voldoet
- Privégebruik negeren bij gemengd gebruikte apparatuur
- Geen onderbouwing van het zakelijke gebruikspercentage
- Kosten dubbel aftrekken (bijv. al via de zaak én privé)