Je hebt je werk geleverd, je factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Herkenbaar? Een goede betalingsherinnering kan het verschil maken. In dit artikel delen we tips, strategieën en kant-en-klare voorbeeldteksten.
Wanneer stuur je een herinnering?
De gangbare aanpak is een stappenplan:
| Stap | Wanneer | Toon |
|---|---|---|
| 1. Eerste herinnering | 1-3 dagen na vervaldatum | Vriendelijk, informatief |
| 2. Tweede herinnering | 7-14 dagen na vervaldatum | Duidelijk, zakelijk |
| 3. Aanmaning | 21-30 dagen na vervaldatum | Formeel, laatste waarschuwing |
| 4. Ingebrekestelling | 30+ dagen na vervaldatum | Juridisch, aankondiging incasso |
Tip: bel eerst
Voordat je een formele herinnering stuurt, kan een kort telefoontje wonderen doen. "Ik zag dat de factuur nog openstaat – is er iets misgegaan?" Dit is vriendelijk, persoonlijk en vaak effectiever.
Eerste herinnering (vriendelijk)
De eerste herinnering is informatief. Misschien is de klant het gewoon vergeten.
Voorbeeldtekst
Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer] van [datum]
Beste [naam],
Graag breng ik onze factuur [nummer] van [datum] onder je aandacht. De betalingstermijn is inmiddels verstreken.
Mogelijk is de betaling al onderweg of is de factuur aan je aandacht ontsnapt. Voor de volledigheid stuur ik de factuur nogmaals mee.
Factuurnummer: [nummer]
Factuurbedrag: €[bedrag]
Vervaldatum: [datum]
Heb je vragen over de factuur? Neem dan gerust contact met me op.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
Tweede herinnering (zakelijk)
Bij de tweede herinnering wordt de toon wat zakelijker.
Voorbeeldtekst
Onderwerp: Tweede herinnering: factuur [nummer] staat nog open
Beste [naam],
Op [datum eerste herinnering] stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer]. Tot op heden heb ik nog geen betaling ontvangen.
Ik verzoek je vriendelijk doch dringend om het openstaande bedrag van €[bedrag] binnen 7 dagen over te maken naar:
IBAN: [rekeningnummer]
T.n.v.: [bedrijfsnaam]
Onder vermelding van: [factuurnummer]
Mocht er een reden zijn waarom betaling niet mogelijk is, hoor ik dat graag. We kunnen dan samen naar een oplossing zoeken.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
Aanmaning (formeel)
De aanmaning is een laatste waarschuwing voordat je juridische stappen overweegt.
Voorbeeldtekst
Onderwerp: AANMANING: Factuur [nummer] – laatste betalingsverzoek
Beste [naam],
Ondanks eerdere herinneringen heb ik nog geen betaling ontvangen voor factuur [nummer] van [datum], ter hoogte van €[bedrag].
Dit is een aanmaning. Ik verzoek je dringend om het openstaande bedrag binnen 7 dagen te voldoen.
Blijft betaling uit, dan zie ik mij genoodzaakt om:
- Wettelijke handelsrente in rekening te brengen
- De vordering uit handen te geven aan een incassobureau
- De buitengerechtelijke incassokosten op jou te verhalen
Ik ga ervan uit dat dit niet nodig zal zijn en zie je betaling graag tegemoet.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
Incassokosten en rente
Bij zakelijke klanten (B2B) mag je na de vervaldatum:
- Wettelijke handelsrente rekenen (in 2025: 12,5% per jaar)
- Incassokosten in rekening brengen volgens de staffel:
| Hoofdsom | Incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste €2.500 | 15% (min. €40) |
| Over €2.500 - €5.000 | 10% |
| Over €5.000 - €10.000 | 5% |
| Over €10.000 - €200.000 | 1% |
| Boven €200.000 | 0,5% (max. €6.775) |
Voorkom betalingsproblemen
Beter voorkomen dan genezen:
- Check kredietwaardigheid van nieuwe klanten vooraf
- Factureer snel – hoe eerder de factuur, hoe eerder de betaling
- Maak duidelijke afspraken over betalingstermijnen
- Vraag een aanbetaling bij grote projecten
- Stuur automatische herinneringen via je boekhoudsoftware
- Maak betalen makkelijk – betaallink op de factuur
