Een factuur is meer dan een verzoek om betaling. Het is een officieel document dat moet voldoen aan wettelijke eisen. Voldoet je factuur niet aan de regels? Dan kan je klant de BTW niet aftrekken en loop je risico bij controle. In dit artikel leggen we precies uit wat er op je factuur moet staan.
Verplichte gegevens op een factuur
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Deze gegevens zijn verplicht:
1. Jouw bedrijfsgegevens
- Naam van je onderneming
- Volledig adres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
- BTW-identificatienummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
- KvK-nummer
2. Gegevens van je klant
- Naam van de afnemer
- Volledig adres
- BTW-nummer (bij B2B-transacties binnen EU)
3. Factuurgegevens
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer (in doorlopende reeks)
- Datum van levering of dienstverlening (als die afwijkt van factuurdatum)
4. Omschrijving van de prestatie
- Aard van de geleverde goederen of diensten
- Omvang (aantal, hoeveelheid, uren)
- Duidelijk genoeg om te begrijpen wat er is geleverd
5. Bedragen en BTW
- Bedrag exclusief BTW
- BTW-tarief (21%, 9%, of 0%)
- BTW-bedrag
- Totaalbedrag inclusief BTW
Bijzondere vermeldingen
In bepaalde situaties moet je extra informatie op je factuur vermelden:
Vrijgesteld van BTW
Ben je vrijgesteld van BTW (bijvoorbeeld als arts of in het onderwijs)? Vermeld dan: "BTW vrijgesteld" met verwijzing naar de wettelijke bepaling.
Verlegde BTW
Bij diensten aan een BTW-ondernemer in een ander EU-land geldt de verleggingsregeling. Vermeld: "BTW verlegd" of "VAT reverse charge".
Kleineondernemersregeling (KOR)
Maak je gebruik van de KOR? Vermeld dan geen BTW op je factuur. Je mag wel vermelden dat je de KOR toepast.
Intracommunautaire levering
Bij levering van goederen aan een BTW-ondernemer in een ander EU-land: vermeld het BTW-nummer van je klant en "Intracommunautaire levering - BTW verlegd".
Het factuurnummer
Je factuurnummer moet aan twee eisen voldoen:
- Uniek – elk nummer mag maar één keer voorkomen
- Opeenvolgend – de nummers moeten in een logische reeks lopen
Voorbeelden van goede factuurnummeringen:
- 2025001, 2025002, 2025003...
- F-2025-0001, F-2025-0002...
- INV202500001, INV202500002...
Tip: begin elk jaar opnieuw
Het is handig om elk jaar met een nieuwe reeks te beginnen, bijvoorbeeld door het jaar in je factuurnummer te verwerken. Zo houd je overzicht.
Betalingstermijn op je factuur
De betalingstermijn is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Standaard geldt een termijn van 30 dagen, maar je mag zelf een kortere of langere termijn afspreken.
Handige toevoegingen:
- Vervaldag expliciet vermelden
- Je bankgegevens (IBAN)
- Betalingsreferentie of factuurnummer
Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?
Bij kleine bedragen (tot €100) of in specifieke branches (retail, horeca) mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Hierop hoeft minder informatie:
- Factuurdatum
- Jouw bedrijfsgegevens
- Omschrijving van de prestatie
- Totaalbedrag inclusief BTW
- BTW-bedrag of het toegepaste tarief
De kassabon bij een winkel is een voorbeeld van een vereenvoudigde factuur.
Creditnota: correctie van een factuur
Moet je een factuur corrigeren? Maak dan een creditnota. Deze moet dezelfde gegevens bevatten als een normale factuur, plus:
- Verwijzing naar de originele factuur
- De reden van de creditering
- Negatieve bedragen