Het vierde kwartaal is voorbij en dat betekent: tijd voor je BTW-aangifte. De deadline is 31 januari. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de aangifte correct doet, welke veelvoorkomende fouten je moet vermijden en wat er gebeurt als je te laat bent.
De deadline: 31 januari
Voor de BTW-aangifte over het 4e kwartaal (oktober, november, december) geldt:
- Aangiftetermijn: uiterlijk 31 januari
- Betalingstermijn: uiterlijk 31 januari
Let op: beide deadlines zijn hetzelfde. Je moet dus niet alleen je aangifte indienen, maar ook eventueel verschuldigde BTW vóór deze datum hebben overgemaakt.
Tip: betaal op tijd
Houd rekening met verwerkingstijd bij je bank. Maak de betaling enkele dagen van tevoren over om te voorkomen dat je net te laat bent.
Stappen voor je BTW-aangifte
1. Controleer je administratie
Voordat je begint met de aangifte, check je administratie:
- Zijn alle verkoopfacturen geboekt?
- Zijn alle inkoopfacturen met BTW verwerkt?
- Kloppen de BTW-bedragen op je facturen?
2. Bereken je BTW
De basis van je aangifte bestaat uit:
- Te betalen BTW (BTW die je aan klanten hebt gerekend)
- Te vorderen BTW (BTW die je aan leveranciers hebt betaald)
- Per saldo te betalen of terug te vragen
3. Vul de aangifte in
Je doet BTW-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De belangrijkste rubrieken:
- Rubriek 1: Leveringen/diensten belast met hoog tarief (21%)
- Rubriek 2: Leveringen/diensten belast met laag tarief (9%)
- Rubriek 3: Leveringen/diensten belast met overige tarieven (0%)
- Rubriek 4: Privégebruik
- Rubriek 5: Voorbelasting (te vorderen BTW)
4. Controleer en verzend
Controleer de aangifte voordat je verzendt:
- Kloppen de totalen met je administratie?
- Heb je de juiste tarieven toegepast?
- Is het saldo logisch gezien je omzet en kosten?
5. Betaal of ontvang
Na het indienen betaal je het verschuldigde bedrag of wacht je op terugbetaling van de Belastingdienst.
Veelvoorkomende fouten
1. Verkeerd BTW-tarief
Let op welk tarief van toepassing is. Vanaf 2026 geldt bijvoorbeeld 21% op logies in plaats van 9%.
2. Facturen zonder BTW-nummer
Je mag alleen BTW aftrekken op facturen die aan de wettelijke eisen voldoen, inclusief BTW-nummer van de leverancier.
3. Privé-uitgaven aftrekken
BTW op privé-uitgaven mag je niet aftrekken. Let hier extra op bij gemengd gebruik (privé/zakelijk).
4. Vergeten creditnota's
Heb je een creditnota ontvangen of verstuurd? Vergeet deze niet mee te nemen in je aangifte.
Wat als je te laat bent?
Te laat met je BTW-aangifte kan duur uitpakken:
- Eerste keer: minimaal €69 boete
- Bij herhaling: boetes tot duizenden euro's
- Te late betaling: invorderingsrente
Kun je niet op tijd betalen? Vraag dan uitstel van betaling aan bij de Belastingdienst voordat de deadline verstrijkt.
Tips voor een soepele aangifte
- Houd je administratie bij – boek transacties direct
- Gebruik boekhoudssoftware – automatische BTW-berekening
- Zet een reminder – een week voor de deadline
- Bewaar bonnen digitaal – 7 jaar bewaarplicht
- Check je BTW-nummer – zorg dat deze actueel is