Betaalherinnering maken zonder te knippen en plakken
Kies je fase, vul de factuurgegevens in en genereer meteen een professionele e-mailtekst met Nederlandse bedragen, betaalinstructies en opvolgaftips. Zo bewaak je je cashflow zonder gedoe.
Fase van herinnering
Gebruik deze herinnering kort na de vervaldatum en blijf oplossingsgericht.
Wordt in de begroeting genoemd
Optioneel, voor een persoonlijkere toon
Verwerkt in onderwerp en betaalreferentie
Verschijnt in het overzicht binnen de e-mail
Gebruik een komma voor centen (bijv. 1.452,50).
21% is het standaardtarief. Kies 9% voor o.a. horeca, cultuur en boeken of 0% bij intracommunautaire leveringen.
Gebruik dezelfde datum als op je factuur
Deze factuur staat 14 dagen open.
Herinneringskosten
Voeg optioneel administratiekosten toe als dat in je algemene voorwaarden staat.
Voeg een betaallink toe voor directe betaling via iDEAL of je boekhoudpakket. Zo verlaag je drempels voor je klant.
Komt terug in de afsluiting
Handtekening onderaan de e-mail
Wordt als contactpunt genoemd
Optioneel, voor vragen over de factuur
Openstaand bedrag
€ 1.452,50
Aanbevolen opvolging
10 oktober 2025
Plan een belmoment of automatische herinnering als er geen reactie is voor deze datum.
Overzicht factuurgegevens
Bedrag exclusief btw
€ 1.200,41
Btw (21,00%)
€ 252,09
Factuurbedrag inclusief btw
€ 1.452,50
Te voldoen
€ 1.452,50
Betaalinstructies voor de mail
- IBAN: NL23RABO0123456789
- BIC: RABONL2U
- Betaalreferentie: Factuur 2025-015
- Betaallink: https://betaal.winstwaker.nl/herinnering
Zo verstuur je herinneringen die klanten serieus nemen
Combineer empathie met duidelijkheid. Met dit stappenplan houd je de relatie goed én komt je betaling sneller binnen.
Stuur een korte e-mail, verwijs naar de factuur en vraag of alles goed is ontvangen. Controleer meteen of er intern disputen zijn.
Bied een concrete betaalafspraak of betalingsregeling aan. Bel als er niet binnen twee werkdagen wordt gereageerd.
Verwijs naar jouw algemene voorwaarden, noem herinneringskosten en kondig overdracht of incasso aan. Gebruik aangetekende post bij grote bedragen.
- Begin met waardering voor de samenwerking
- Maak duidelijk wat je verwacht
- Bied hulp aan bij vragen of betalingsproblemen
- Plan herinneringen vooraf in je agenda of CRM
- Gebruik een vast sjabloon per fase
- Noteer wie wat heeft afgesproken
- Gebruik iDEAL of Mollie betaallinks
- Vermeld IBAN en referentie duidelijk
- Kies voor een herkenbare afzender en reply-to adres
Bel altijd na je tweede herinnering
Een persoonlijk gesprek versnelt betaling en voorkomt dat facturen blijven liggen. Noteer wie je gesproken hebt en welke afspraak er is gemaakt.
Gebruik wettelijke termijnen
Voor consumenten hanteer je minimaal 14 dagen na ontvangst van de aanmaning. Bij zakelijke klanten kun je kortere termijnen afspreken, zolang ze redelijk zijn.
Bewaar bewijs van verzending
Sla pdf's van e-mails of verzendbevestigingen op. Dit bewijs heb je nodig bij incasso of wanneer je wettelijke rente wil claimen.
Antwoorden op vragen over betaalherinneringen
Weet precies wanneer je kosten mag rekenen, hoe je btw verwerkt en welke termijnen in Nederland gelden.
- Wanneer mag ik herinnerings- of administratiekosten rekenen?
- Herinneringskosten of buitengerechtelijke incassokosten mag je alleen rekenen als dit is vastgelegd in je algemene voorwaarden of in de oorspronkelijke overeenkomst. Voor consumenten gelden maximale bedragen volgens de Wet Incassokosten (WIK). Voor zakelijke klanten kun je zelf een kostprijs hanteren, zolang deze redelijk en vooraf gecommuniceerd is.
- Hoe ga ik om met btw op herinneringskosten?
- Herinnerings- of administratiekosten volgen meestal het btw-tarief van de originele prestatie. Bij standaarddiensten reken je 21% btw. Zijn de herinneringskosten puur een schadevergoeding, dan kan het zonder btw. Vermeld dit expliciet op de factuur of creditnota zodat de klant weet hoe het verwerkt moet worden.
- Wat is een nette betaaltermijn voor Nederlandse klanten?
- Voor zakelijke klanten is 30 dagen gebruikelijk. Wettelijk geldt maximaal 60 dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Naar consumenten mag je vaak kortere termijnen hanteren (bijv. 14 dagen). Stem de herinnering af op de afgesproken termijn en verwijs er expliciet naar in de tekst.
- Hoe houd ik overzicht over openstaande herinneringen?
- Leg iedere herinnering vast in je boekhouding of CRM, inclusief datum, kanaal en reactie. Gebruik labels zoals “eerste herinnering”, “belafspraak” of “aanmaning verstuurd”. Zo kun je het debiteurenproces uitbesteden en toon je aan welke stappen je hebt gezet bij een eventuele incassoprocedure.
Hulp nodig met debiteurenbeheer?
Ons team automatiseert herinneringen, monitort betalingen en schakelt door naar incasso wanneer dat nodig is — altijd met oog voor je klantrelatie.